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在庫管理とは？行う目的や基本原則、最適化する方法まで徹底解説
2022/10/06
在庫管理とは、企業が保有する原材料、仕掛品、製品などの「在庫」を、必要な時に必要な量を供給できるよう、適切な状態で維持・管理することです。
ECサイトを運営する経営者にとって、在庫は「利益の源泉」であると同時に、一歩間違えれば「経営を圧迫するリスク」にもなり得ます。
適切な在庫管理ができていない状態は、販売機会の損失やキャッシュフローの悪化を招き、企業の成長を阻害する大きな要因となります。
昨今のEC市場の拡大に伴い、取り扱い商品数や出荷作業の複雑性が増しており、従来の手法では在庫管理の最適化が困難になっています。
この記事では、在庫管理の基礎知識から、行う目的、守るべき基本原則、そして最新のITツールや物流アウトソーシングを活用して在庫管理を最適化する具体的な方法まで解説いたします。
在庫管理とは
在庫管理とは、その名のとおり在庫を管理することを言います。
具体的には、企業が保有する原材料、仕掛品、製品などの「在庫」を、必要な時に必要な量を供給できるよう、適切な状態で維持・管理することです。
単に倉庫にある商品の数を数えるだけでなく、入出庫のタイミングや保管場所、鮮度などをコントロールし、事業活動を円滑に進めるために重要なものです。
在庫管理を適切に行なって適正量を維持することにより、経営資源を効率的に運用できるようになります。
在庫管理の定義
在庫管理とは、企業が保有する原材料、仕掛品、製品などの「在庫」を、必要な時に必要な量を供給できるよう、適切な状態で維持・管理することを指します。
単に倉庫にある商品の数を数えるだけでなく、入出庫のタイミングや保管場所、鮮度などをコントロールし、事業活動を円滑に進めるために重要です。
在庫管理を行う目的
在庫管理を行う主な目的は、以下の4点です。
生産性・品質の向上
適切な在庫管理により、商品の探し出しやピッキング作業の時間が短縮され、現場の生産性が向上します。
また、先入れ先出しの徹底により、商品の劣化や期限切れを防ぎ、品質を維持することができます。
保管・管理コストの削減
在庫を持ちすぎる（過剰在庫）と、倉庫の賃料や光熱費、管理スタッフの人件費といった維持コストが増大します。
在庫量を最適化することで、これらの固定費を最小限に抑えられます。
キャッシュフローの改善
在庫は会計上「資産」ですが、現金化されるまでは資金を拘束し続けます。
在庫回転を早め、余剰在庫を減らすことで、キャッシュフローが直接的に改善し、新たな投資への余力を生み出せます。
顧客信頼の獲得
「注文したのに欠品で届かない」「届いた商品が汚損していた」といったトラブルは、ECサイトの信頼を失墜させます。
常に正確な在庫数を把握し、迅速かつ正確に出荷できる体制を整えることで、リピーター獲得につながります。
在庫管理の基本原則
在庫管理を形骸化させないためには、以下の「4原則」を徹底することが不可欠です。
在庫の所在がわかる
「必要な時に、必要なモノがどこにあるか」が即座に判別できる状態です。
広大な倉庫内や複数の保管場所がある場合、ロケーション管理（棚番管理）が徹底されていないと、探し出すだけで多大な人件費ロスが発生します。
所在の明確化は、出荷作業のスピードアップに直結します。
在庫の数量がわかる
システム上の数字（理論在庫）と、実際に棚にある数字（実在庫）が常に一致している状態です。
数量が正確に把握できていないと、注文が入ったのに商品がない「欠品」や、売れない在庫を抱え続ける「過剰在庫」を招き、キャッシュフローを悪化させる原因となります。
アクションの緊急度がわかる
どの商品を優先的に出荷すべきか、あるいはどの商品の発注を急ぐべきかといった「判断の優先順位」が可視化されている状態です。
特にECサイトでは、季節商品やトレンド商品の入れ替わりが激しいため、滞留期間の長い在庫を把握し、早期に処分やセールなどの対策を打つための「緊急度」の可視化が重要です。
先入れ先出しができる
「先に仕入れたものから順に出荷する（FIFO：First In, First Out）」という原則です。
特に食品や化粧品など、使用期限や品質劣化が懸念される商品を扱う場合は、古い在庫を奥に押し込んでしまうことは大きな損失リスクとなります。
先入れ先出しの原則による、常に新鮮な在庫が循環する仕組み作りが不可欠です。
在庫管理を始める3つのステップ
正在庫管理を最適化したいと考えた時、多くの方が「何から手を付ければ良いのかわからない」と感じがちです。
特にECサイトを運営している場合、商品点数の多さや出荷頻度の高さから、在庫管理が属人的・場当たり的になっているケースも少なくありません。
しかし、在庫管理は正しい手順を踏めば、決して難しいものではありません。
ここでは、在庫管理をこれから本格的に始める、あるいは見直したい企業が必ず押さえておくべき3つのステップをわかりやすく解説します。
1. 現状把握（棚卸し）
最初のステップは、現在の在庫状況を正確に把握する「棚卸し」です。
棚卸しは、次の流れで行います。
- 実在庫のカウント…帳簿上の数字を一旦脇に置き、倉庫内の在庫をすべて現物確認します。
- 理論在庫との照合…システムやExcel上の数字（理論在庫）と実在庫の差異を明確にします。
- 問題の可視化…滞留在庫（売れ残り）や不動在庫の有無を特定し、キャッシュフローを圧迫している要因を洗い出します。
2. ルール設定
現状を把握したら、次に「誰がやっても同じ結果になる」ための運用ルールを策定します。
主な運用ルールの項目は、次の通りです。
- ロケーションの固定…商品の保管場所を住所のように定義し、探し回る時間を削減しましょう。
- 入出庫フローの標準化…「入荷検品の手順」「出荷時のダブルチェック体制」など、ミスが起きにくい手順をマニュアル化しましょう。
- 例外処理の規定…返品や破損が発生した際の処理方法を事前に決めておくことで、現場の混乱を防ぎましょう。
3. 記録・運用
ルールを決めるだけでは不十分で、これを日々のルーティンとして定着させることが最も重要です。
そのための取り組み例を以下にご紹介します。
- 即時記録の徹底…「後でまとめて入力する」という習慣を廃止し、モノが動いた瞬間に記録を更新しましょう。
- 定期的なサイクルカウント…年数回の全件棚卸しだけでなく、特定の商品を抜き打ちで確認する「循環棚卸し」を取り入れ、精度の維持を図りましょう。
- データに基づく意思決定…蓄積された記録を分析し、過剰在庫の削減や発注タイミングの適正化といった経営判断に活用しましょう。
在庫管理のレベルを上げる「指標」と「管理手法」
上記で基本的な在庫管理のベースを整えたら、さらにレベルを上げるべく、次のような指標や管理手法を導入しましょう。
ABC分析
全在庫を売上高や出荷頻度などに応じて「A（重要）」「B（中等）」「C（低）」の3グループに分類します。
さらに、Aランク商品には厳密な管理を行い、Cランクは発注頻度を下げるなど、管理のリソースを最適配分します。
在庫回転率
在庫回転率とは、一定期間内に在庫が何回入れ替わったかを示す指標です。
回転率が高いほど効率的に商品が売れて現金化されていることを意味し、低い場合は滞留在庫が発生している警告となります。
ロケーション管理
ロケーション管理とは、倉庫内のどこに何があるかを「住所」のように管理する手法です。
固定ロケーション（場所を固定）やフリーロケーション（空いた場所に入れる）を商品の特性に合わせて使い分けることで、作業効率が劇的に変わります。
在庫管理がうまくいかない原因と課題
多くの企業が直面する在庫管理の課題には、次のような共通点があります。
人的ミス（ヒューマンエラー）
アナログな作業工程が残っている現場では、どれだけ注意を払っても人的ミスをゼロにすることは困難です。
アナログな作業による代表的な人的ミスは、次の3点です。
- 書き間違い・入力漏れ…紙の伝票への記入ミスや、Excelへの打ち込み間違いが、実在庫とのズレを生む最大の要因です。
- 見間違い・取り違え…類似商品のピッキングミスや、検品時の数量カウントミスは、誤出荷に直結し、顧客満足度の低下を招きます。
- 確認不足…忙しい出荷ピーク時にチェック工程が形骸化し、本来防げるはずのミスが流出してしまうケースも少なくありません。
管理の属人化
管理が属人化し、「特定のベテランスタッフがいなければ業務が回らない」という状態になると、経営上の大きなリスクとなります。
その理由は、次の3点です。
- 情報のブラックボックス化…商品の保管場所や特有の梱包ルールが個人の記憶に頼っている場合、そのスタッフの欠勤や退職が即座に現場の停滞を招きます。
- ノウハウの未共有…効率的な管理手法がチーム全体に共有されず、人によって作業品質にバラつきが出てしまいます。
- ミスの隠蔽・未発見…第三者のチェック機能が働かないため、小さなミスが深刻な在庫不一致に発展するまで放置される危険性があります。
アナログ管理の限界
Excelや手書きによる管理では、事業規模が一定以上になると「管理コスト」が「利益」を上回るようになってしまいます。
その主な原因は、次の3点です。
- リアルタイム性の欠如…複数のECモールに出店している場合、手動での在庫更新では情報の反映が追いつかず、売り越しによる欠品トラブルが発生しやすくなります。
- データの分断…入荷・保管・出荷の各工程が連動していないため、全体像を把握するのに多大な時間と労力を要します。
- 高度な分析の不可…蓄積されたデータが整理されていないため、ABC分析や在庫回転率の算出といった経営判断に必要な数値活用が困難になります。
在庫管理を最適化する方法
EC事業の拡大に伴い、増大する在庫と複雑化する物流工程を人の手だけで管理し続けることには限界があります。
経営層としては、リソースをコア業務に集中させるためにも、仕組みによる解決を検討すべき段階です。
ここでは、在庫管理を最適化する2つの主要なアプローチをご紹介します。
在庫管理システムの導入
ITツール、特に倉庫管理システム（WMS）を導入することで、在庫状況の「見える化」と「自動化」を同時に実現できます。
在庫管理システムの導入によって、次の3つのメリットが得られます。
- リアルタイムな在庫把握…入出庫のたびにデータが即座に更新されるため、複数のECモールでの販売時も、常に正確な在庫数をもとに販売戦略を立てることが可能になります。
- 作業精度の向上と標準化…バーコードスキャンによる検品を導入することで、目視に頼らない正確な作業が可能になり、属人化の解消とヒューマンエラーの劇的な削減が期待できます。
- データ分析の活用…蓄積されたデータから死蔵在庫の特定や最適な発注タイミングの予測が可能になり、キャッシュフローの改善に大きく寄与します。
物流アウトソーシング（3PL）の活用
物理的なスペースや人的リソースの限界を突破する手段として、物流の専門業者（3PL：サードパーティ・ロジスティクス）への外部委託が非常に有効です。
物流アウトソーシング（3PL）の活用によって得られる主なメリットは、次の3点です。
- 変動費化によるコスト最適化…自社倉庫の維持費や人件費といった「固定費」を、出荷件数に応じた「変動費」に変えることができ、経営の柔軟性が高まります。
- プロの品質とスピード…専門業者の洗練されたオペレーションにより、誤出荷の防止やリードタイムの短縮が実現し、顧客満足度の向上に直結します。
- コア業務への集中…物流という重い実務から解放されることで、経営層やスタッフは商品開発やマーケティングといった、売上を伸ばすための本来の業務に注力できるようになります。
ネオロジスティクスの強み
ECサイト運営をはじめとする在庫管理の悩みを解決できるのが、ネオロジスティクスの物流アウトソーシングサービスです。
ネオロジスティクスは100年以上も事業を継続するアスト中本から3PL事業発足の為に派生した会社です。
物流アウトソーシング事業を創設してから25年の実績を持ち、各業種・業界の物流事業をお手伝いさせていただいた経験から、物流業務の改善、「物流改善」を得意としております。
まとめ
在庫管理を改善するには、「在庫数の正確な把握」「適正在庫数の算出」「作業の標準化」が効果的です。
在庫管理は、単なる倉庫作業ではありません。
企業の利益と信頼を守るための「経営戦略」そのものだといえます。
基本原則を徹底し、現状の課題を明確にした上で、システム導入やアウトソーシングといった現代的な解決策を取り入れることが、激化するEC市場で勝ち抜くための必須条件と言えるでしょう。
株式会社ネオロジスティクスは、大阪で物流アウトソーシングや物流改善を行なっております。
ワンストップの包括的な物流部門としてサポートできますので、問題の大小に関係なくお気軽にご相談ください。
